Externer DSB Pflicht ab wieviel Mitarbeiter: Wichtige Infos für Startups & KMUs

Für Unternehmen, insbesondere Startups und KMUs, ist Datenschutz oft ein komplexes Thema. Eine häufige Frage dabei lautet: „Externer DSB Pflicht ab wieviel Mitarbeiter?“ Diese Frage ist besonders relevant, da die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) klare Vorgaben für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten enthält. Gerade kleinere Unternehmen tun sich oft schwer, zu beurteilen, wann diese Pflicht eintritt. In diesem Artikel erklären wir verständlich und rechtssicher, ab welcher Mitarbeiterzahl Sie einen externen Datenschutzbeauftragten benennen müssen und welche Vorteile dies insbesondere für Startups und KMUs bietet.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
2. Externer DSB Pflicht ab wieviel Mitarbeiter – das sagt die DSGVO
3. Besondere Vorgaben für Startups und KMUs
4. Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter: Was ist besser?
5. Vor- und Nachteile externer Datenschutzbeauftragter
6. Checkliste zur Bestellung eines externen DSB
7. Fazit & Handlungsempfehlungen

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die Vorgaben der DSGVO zuverlässig umsetzt. Im Gegensatz zu einem internen DSB gehört ein externer Datenschutzbeauftragter nicht zum Unternehmen, sondern arbeitet als unabhängiger Dienstleister. Gerade für kleinere Unternehmen bietet sich dies an, da intern oft Ressourcen und Know-how fehlen.

Externer DSB Pflicht ab wieviel Mitarbeiter – das sagt die DSGVO

Nach der DSGVO und § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen Unternehmen ab 20 Personen, die regelmäßig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies gilt beispielsweise bereits, wenn Mitarbeiter regelmäßig Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten verarbeiten.

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt die Pflicht außerdem, wenn:

• besonders sensible Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen, biometrische Daten),
• die Verarbeitung umfangreich erfolgt,
• oder wenn Daten geschäftsmäßig an Dritte weitergegeben werden.

Hier bietet sich die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten besonders an.

Besondere Vorgaben für Startups und KMUs

Gerade Startups und kleine sowie mittelständische Unternehmen (KMUs) müssen prüfen, ob sie unter die gesetzliche Pflicht fallen. Schon kleinere Teams können leicht die Schwelle von 20 Personen überschreiten. Außerdem werden Startups oft mit sensiblen Kundendaten konfrontiert, etwa bei Health-Apps oder E-Commerce. Hier empfiehlt es sich, einen spezialisierten externen Datenschutzbeauftragten für Startups und KMUs einzusetzen, um teure Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Beitrag: DSGVO und Cookiebanner: Was Unternehmen jetzt wissen und beachten müssen.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter: Was ist besser?

Beide Optionen bieten spezifische Vor- und Nachteile:

Interner DSB

• Kennt das Unternehmen genau
• Schneller erreichbar
• Aber: oft in Interessenkonflikten, hoher Schulungsaufwand

Externer DSB

• Neutralität und Unabhängigkeit
• Weniger interner Aufwand
• Aber: weniger unmittelbare Präsenz

Für Startups und KMUs bietet sich der externe Datenschutzbeauftragte meist besonders an, da dieser kosteneffizient arbeitet und Haftungsrisiken deutlich reduziert.

Vor- und Nachteile externer Datenschutzbeauftragter

Vorteile

• Keine internen Konflikte
• Kostentransparenz durch klar definierte Vertragsverhältnisse
• Schnelle Implementierung aufgrund spezialisierter Expertise
• Geringerer Schulungsaufwand

Nachteile

• Weniger direkte interne Einblicke
• Eventuell höhere laufende Kosten (vertraglich festgelegte Pauschalen)

Für die meisten Startups und KMUs überwiegen jedoch die Vorteile deutlich.

Checkliste zur Bestellung eines externen DSB

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob Sie einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen:

• Haben Sie regelmäßig mindestens 20 Personen, die automatisiert Daten verarbeiten?
• Verarbeiten Sie sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten)?
• Leiten Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig an Dritte weiter?
• Möchten Sie Haftungsrisiken reduzieren und Datenschutz effizienter umsetzen?

Falls einer dieser Punkte zutrifft, ist ein externer Datenschutzbeauftragter empfehlenswert.

Fazit & Handlungsempfehlungen

Die Pflicht, einen externen DSB einzusetzen, tritt in der Regel ab 20 Personen ein, kann aber auch unabhängig davon bestehen. Gerade für Startups und KMUs lohnt sich die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten, um Haftungsrisiken zu senken und datenschutzrechtliche Compliance sicherzustellen.

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